設備監理:談企業合同的審核和管理

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信息來源:建筑世家網收集整理
發布時間:2018-9-27 7:16:30

  由于合同本身的特征,決定了合同不同于企業內部的生產人事、財務等管理工作,已超越了企業自身的界限,使之成為一種受法律規范和調整的社會關系,涉及了大量的法律專業問題。所以,企業應專門成立法律顧問部門,來統一審核管理合同的簽訂和管理合同的履行。那么,作為一個企業的合同審核,到底該如何來審核和管理合同呢?筆者根據自身的從事法律顧問和法律糾紛處理的經驗,對合同的審核和管理主要應從以下幾個方面著手:

  第一,企業應成立一個合同管理部門,統一歸口審核和管理各業務部門、各單位分口管理的模式。對企業合同的簽訂和履行負有監督、檢查和指導的職責。具體操作上,對合同實行分級、劃塊管理,各業務部門(主要有供銷、基建、技改等)和所屬各單位(主要有各個分公司、駐外機構)作為合同二級管理單位,負責本部門、本單位的合同簽訂和履行,并向法律顧問部門定期匯報有關合同的執行情況。要使該統一合同管理模式有效運行,則必須要建立健全的企業內部規章制度,使管理工作有章可循。合同管理制度的主要內容應包括:合同的歸口管理,合同資信調查、簽訂、審批、會簽、審查、登記、備案,法人授權委托辦法,合同示范文本管理,合同專用章管理,合同履行與糾分處理,合同定期統計與考核檢查,合同管理人員培訓,合同管理獎懲與掛鉤考核等。企業通過建立合同管理制度,做到管理層次清楚、職責明確、程序規范,從而使合同的簽訂、履行、考核、糾紛處理都處于有效的控制狀態。在這個統一合同管理模式中,著重要注意以下幾方面:

  其一,對企業公章或合同章的保管。根據我國當前對企業公章和合同章的使用規定,企業的公章和合同章具有法定的法律效力。換句話說,企業公章等于企業的簽字。在合同中,就算沒有企業法定代表人或者授權人的簽字,只要蓋上了公章或者合同章,也可以認為,該企業已經認可了該合同的有關條款,該合同對該企業就有了法律的約束力。當然,如果是企業內部職工私自使用公章為自己謀取利益,則企業無須承擔責任。《最高人民法院關于企業職工利用本單位公章為自己實施的民事行為擔保企業是否應承擔擔保責任問題的函》(1992年9月8日法函〔1992〕113號)對此有規定。但值得注意的是,對如何界定職工的私自使用行為,企業對此負有舉證的義務,這點在實際上是有相當的困難的。

  其二,對企業職工合同簽訂授權的管理與控制。幾乎所有的企業都會存在這個問題,由于市場經濟的各類信息變幻莫測,許多機會瞬間即逝,因此,企業不可能將所有的合同簽訂都集中于企業的某人身上,這就會產生權力授予與權力控制的矛盾,如何來制衡該矛盾,是企業管理機制的問題,不是法律問題。這里要講的是如何來制約和約束職工簽訂合同的權力,以避免表見代理的產生,避免對企業帶來被動的局面。在實際操作過程中,企業往往是給那些駐外的銷售代表或者駐外的銷售分公司預先給于相當數量的蓋有企業公章的空白介紹信或者蓋有企業公章的格式合同,以方便其在適當的時候簽訂合同。這其實就是企業的一種授權行為,但是很不完善的。因為,企業在授權的同時,對其的權力行使的上限并沒有公示,這就會很容易產生狹義無權代理或表見代理行為。因此,筆者建議,企業應在空白介紹信中明確規定該銷售代表或該分公司可以簽訂合同的金額上限,以及該銷售代表或該分公司有權獨立簽訂合同的時間期限。這樣就可以有效防止狹義無權代理或表見代理行為的發生。在他們的職務停止或者調整崗位后,一定要確保將原先預先給他的空白介紹信、授權委托書和空白的蓋有企業公章的格式合同及時上繳,同時務必以最快的速度通知和他有業務往來的關系客戶。

  其三,對企業的被解聘主要負責人的防范。如果企業解聘企業的負責人比如說總經理,則應在解聘的同時在公開化的媒體上公告,并應及時明確告知與企業有主要或者重要經濟往來關系的客戶,以防止表見處分的發生。

  第二,把合同分類,對重要的合同要做重點審核和管理一般地說,企業的重大合同主要有:合作發展合同、企業購并合同、聯營合同,獨家代理協議、重大技術改進或技術引進合同、涉及擔保的合同、房地產開發與交易合同、金額巨大的購銷合同等。由于這些合同涉及到企業的重要經濟利益,對企業的發展有著至關重要的影響,因此,在簽訂合同過程中,一定要把這些合同挑出來,做為合同的重點審核和管理對象,從合同的項目論證、對方當事資信調查、合同談判、文本起草、修改、簽約、履行或變更解除、糾紛處理的全過程,都應有法律顧問部門的主要人員的參與,嚴格管理和控制,預防合同糾紛的發生,有效維護企業合法權益。

  第三,合同審核的主要內容合同內容豐富多樣,合同的條款可以從幾條到上百甚至上千條。因此,對任何一個合同的審核,都應做到有的放矢,對主要的內容和重要的條款作主要的審核。合同的主要內容,根據合同法的規定,主要包括:當事人的名稱或者姓名和住所;合同要履行的標的物;標的物數量;標的物質量;標的物價款或者需要支付的報酬;履行期限,履行的地點和履行的方式;違約責任;解決爭議的方法。筆者以為,重要的審核內容主要包括以下幾方面:

  一、對合同當事人身份和資格的審查。這是合同審核中首先要確認的問題,也是防止合同詐騙的最有力的防范措施。因為合同當事人的身份和資格直接關系到合同簽訂后是否有效是否能真正履行的先決條件。

  首先,應要求對方出示企業營業執照,本人的授權委托書及本人的身份證。還要對企業的生產資格進行審查。比如說,房地產項目的,則一方必須要有房地產資格;特種機電設備生產的,則需要特種機電設備生產許可證;如果是藥品的,則需要相應的國家藥品生產的許可證,否則,就算合同簽訂了也常常會無效。

  其次,如果是重大的合同,那么,企業在簽訂合同之前,應派遣相關人員去對方所在地進行審查,考察團的人員應是企業高級管理人員+主管負責人+專業技術人員+法律人士+財務人員等的綜合組成。這種審查并不僅僅是對對方企業表面化的考察,而是應對對方提供的各類執照、證件、資格證、許可證、財務報表等進行仔細的審查。

  在對企業本身審查的同時,還應去法院調查核實該企業是否存在訴訟案件,去工商行政管理局調查核實該企業的年檢注冊和歷年的獎罰情況,去土地管理部門和房屋管理部門調查核實該企業是否存在不動產的抵押擔保,去稅務局調查核實該企業是否存在拖延繳納稅費或者是否還有稅費沒有及時上繳情況,去環保局調查核實是否存在嚴重污染環境的行為等。以上幾個方面的實地調查核實的信息,都是公開化,因此,企業只要稍微認真,就不難對此進行實地審查,但對企業銀行帳號的查詢則是不容易的。

  當然,以上幾個方面的調查核實,因合同的內容側重也就不同。比如說,如果是合作發展項目,那么對繳納稅費的情況調查是必要的;如果是引進生產線,那么對該生產線的環保限制調查必須要詳細化。如果是房地產項目合作開發,那么對該房地產項目的土地審批的相關手續是否齊全和是否設立過抵押擔保的調查則要盡可能詳細。

  二、對合同標的物符合國家各項標準(產品質量、衛生防疫等)的審查。這種審查主要是幫助企業對對方產品質量的一種表面化理解。企業不應該只相信對方提供的各類許可證和證件,而應根據對方提供的相關證件,通過電話咨詢、委托異地審查或者實地考察等方式予以實際審核。



該信息于 2018-9-27 7:16:30 由 jianzhushijia 編輯發布。
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